Hệ thống Quản lý Dữ liệu Dự án Xây dựng và Hiện trường

Một công ty xây dựng cần một phương pháp quản lý tiến độ dự án, báo cáo hiện trường và cập nhật vật tư hiệu quả hơn. Hệ thống web mới này tích hợp các quy trình làm việc đó, giúp các nhóm có thể làm việc dựa trên một nguồn thông tin duy nhất.

Thông tin về khách hàng

Một công ty xây dựng Nhật Bản đang thực hiện nhiều dự án cùng lúc. Tuy nhiên, quy trình của họ phân bổ thời gian giữa các công việc văn phòng và công việc ngoài trời, vì vậy dữ liệu nhất quán giúp các đội nhóm luôn đồng bộ, đảm bảo không bị chậm tiến độ. Các phương pháp cũ bắt đầu trở nên lỗi thời vì thông tin chi tiết nằm rải rác trong các tài liệu khác nhau, việc ghi chép các thay đổi tại công trường mất rất nhiều thời gian, cộng thêm việc công nhân vẫn sử dụng các bảng cập nhật thủ công thay vì các công cụ thông minh. Họ muốn một nền tảng trực tuyến duy nhất có khả năng tập hợp mọi thứ vào một nơi, hoạt động trơn tru dù bạn đang ở trong nhà hay ngoài trời.

Thách thức

Dự án cần giải quyết một số trở ngại trong hoạt động hàng ngày của khách hàng:

Khả năng truy cập hệ thống hạn chế: Hiện tại, hệ thống chỉ chạy trên máy tính để bàn, vì vậy các đội thi công ngoài hiện trường không thể kiểm tra hoặc điều chỉnh chi tiết công việc khi họ đang ở địa điểm đó.
Mở rộng tính năng không linh hoạt: Cần bổ sung các chức năng mới như báo cáo hiện trường, theo dõi vật liệu và công cụ xuất dữ liệu, nhưng nền tảng cũ không cho phép thực hiện các thay đổi.
Thông tin chi tiết dự án rải rác: Thông tin nằm rải rác ở nhiều vị trí khác nhau, vì vậy các nhóm đôi khi tạo ra các phiên bản trùng lặp hoặc các bản cập nhật không khớp.
Quy trình báo cáo hiện trường thủ công: Nhân viên hiện trường sử dụng ảnh chụp nhanh gửi qua email, trong khi giấy tờ được tổng hợp ngoại tuyến - điều này làm kéo dài thời gian và dẫn đến nhiều sai sót hơn.
Ứng dụng lập kế hoạch tồi tệ: Họ muốn một hệ thống lịch trình đặc biệt, nhưng các lựa chọn thông thường lại không phù hợp với cách làm việc của họ.

Giải pháp

Kiến trúc Hệ thống Quản lý Xây dựng

Nền tảng web đáp ứng cho công việc văn phòng và tại hiện trường

Để thay thế hệ thống cũ chỉ dành cho máy tính để bàn mà các đội thi công tại hiện trường không thể truy cập, chúng tôi đã tạo ra một nền tảng web hoạt động tốt trên cả điện thoại và máy tính. Điều này giúp các đội thi công có thể linh hoạt sử dụng hệ thống trực tiếp tại công trường thay vì phải chờ quay vào văn phòng. Trong khi đó, những người ở văn phòng sẽ thấy các thay đổi ngay lập tức mà không bị chậm trễ. Với mọi thứ diễn ra trong một môi trường dùng chung và linh hoạt trên nhiều thiết bị, các công việc được thực hiện nhanh hơn mà không bị nhầm lẫn.

Công nghệ sử dụng:VueJS cho giao diện nhẹ, đáp ứng tốt; Python cho phần xử lý logic nghiệp vụ; cơ sở dữ liệu SQL lưu trữ thông tin dự án một cách mạnh mẽ và có tổ chức.

Các tính năng chính:

Truy cập thống nhất:Các màn hình dự án tương tự tự động thích ứng với máy tính để bàn và thiết bị di động, giảm thiểu sự bất tiện giữa công việc tại văn phòng và công việc ngoài hiện trường.
Cập nhật theo thời gian thực:Thông tin từ công trường được chuyển thẳng vào hệ thống, nhờ đó người giám sát luôn nắm được tình trạng thực tế của các dự án.
Các mẫu giao diện người dùng nhất quán:Một hệ thống thiết kế duy nhất giúp duy trì tính nhất quán trong thao tác của người dùng trên mọi thiết bị.

Số hóa quy trình làm việc vận hành

Hệ thống cũ khiến thông tin dự án bị phân tán, dẫn đến thường xuyên có những khoảng trống về tiến độ, vật tư hoặc chi phí. Do đó, những thay đổi ở một khu vực nào đó không được cập nhật ở những nơi quan trọng nhất. Vì vậy, chúng tôi đã xây dựng lại cách tổ chức thông tin, giờ đây mỗi phần đều liên kết trực tiếp với các phần khác. Kết quả là, khi có thông tin được cập nhật, nó sẽ được đồng bộ ngay lập tức ở mọi phần. Các nhóm có thể tin tưởng vào thông tin nhất quán bất kể dự án đang ở giai đoạn nào.

Báo cáo tại chỗ nâng cao với tính năng chụp ảnh tích hợp.

Trước đây, các báo cáo cập nhật tại hiện trường được tổng hợp thủ công — ảnh được gửi qua email. Giờ đây, chúng tôi sử dụng công cụ tích hợp sẵn để nhân viên có thể chụp ảnh trực tiếp trên trình duyệt. Họ có thể chỉnh sửa ảnh ngay tại chỗ trước khi gửi từ điện thoại, thêm chú thích nhanh để làm nổi bật các vấn đề và đính kèm những ảnh đó vào đúng vị trí trên bản vẽ xây dựng. Với các báo cáo được tạo trực tiếp trong hệ thống thay vì được tổng hợp thủ công, thông tin được truyền tải nhanh hơn giữa các nhóm. Thêm vào đó, mọi báo cáo giờ đây trông đồng nhất hơn khi được gửi đến.

Công nghệ sử dụng:Tích hợp camera VueJS, xử lý tập tin Python, lưu trữ siêu dữ liệu SQL.

Các tính năng chính:

Chụp ảnh trực tiếp trong trình duyệt: Không cần phải chuyển đổi giữa các chương trình.
Công cụ chỉnh sửa trực tiếp: Cắt hoặc xoay ảnh bằng các tùy chọn có sẵn.
Công cụ chú thích để đánh dấu các vấn đề trực tiếp trên hình ảnh.
Đính kèm ảnh vào các vị trí trên bản vẽ để dễ hình dung hơn.
Định dạng báo cáo tiêu chuẩn giúp giảm thời gian xem xét.

Quản lý vật tư và hàng tồn kho với cảnh báo tự động

Việc kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên xảy ra với bảng tính. Vì vậy, chúng tôi đã tạo ra một công cụ quản lý hàng tồn kho ghi lại thời điểm vật liệu được di chuyển và điều chỉnh số lượng ngay sau khi dữ liệu được nhập. Hệ thống cũng lưu giữ toàn bộ lịch sử xuất kho của từng loại vật liệu và tự động tính toán lại mức tồn kho, giúp việc kiểm kê đáng tin cậy hơn nhiều. Người giám sát có thể theo dõi từng mặt hàng đến dự án của nó, và cảnh báo qua email sẽ thông báo cho họ khi số lượng giảm xuống dưới ngưỡng đã thiết lập trước, giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu hàng tiềm ẩn.

Công nghệ sử dụng:Biểu mẫu VueJS, logic nghiệp vụ Python, trình kích hoạt và ràng buộc SQL.

Các tính năng chính:

Cập nhật chứng khoán theo thời gian thực: Ngay sau mỗi giao dịch, bạn sẽ được cập nhật thông tin mà không bị chậm trễ.
Khả năng truy xuất nguồn gốc đầy đủ: Kết nối nguồn cung cấp với các nhiệm vụ cũng như với những người sử dụng chúng.
Tự động tính toán lại tồn kho dựa trên sự di chuyển của vật tư.
Theo dõi lịch sử cho từng mục nhập vật liệu xuất kho.
Thông báo qua email khi lượng hàng tồn kho giảm xuống dưới mức quy định.

Nhập CSV và xuất dữ liệu theo định dạng chuẩn

Trước đây, các nhóm thường cần cập nhật các tập dữ liệu lớn hoặc chia sẻ các báo cáo được định dạng. Giờ đây, hệ thống xử lý việc tải lên các tệp CSV với các bước kiểm tra đơn giản, đồng thời cho phép người dùng xuất ra các tệp Excel hoặc PDF ngay lập tức. Sự thay đổi này giúp giảm thiểu thao tác thủ công, đồng thời đảm bảo các phiên bản tệp được đồng bộ hóa giữa các người dùng.

Công nghệ sử dụng:Xử lý CSV/Pandas bằng Python, các quy tắc kiểm tra tính hợp lệ của SQL, trình tạo Excel/PDF.

Các tính năng chính:

Sửa lỗi ở cấp độ dòng: Khi nhập thông tin, hãy sử dụng các bước kiểm tra chi tiết để đảm bảo quá trình nhập liệu diễn ra suôn sẻ.
Xuất file tức thì: Chuyển đổi sang Excel hoặc PDF.
Mẫu nhất quán: Áp dụng vào mọi nhiệm vụ, giúp mọi việc diễn ra suôn sẻ mà không gây thêm rắc rối.

Theo dõi điểm danh và truy cập trang web

Việc quản lý người ra vào công trường trước đây dựa vào sổ ghi chép thủ công, thường không đầy đủ hoặc khó kiểm tra. Mô-đun chấm công mới ghi lại thời gian vào và ra trực tiếp trong hệ thống, theo dõi số lượng công nhân có mặt tại công trường bất kỳ lúc nào và lưu giữ lịch sử hàng ngày để tra cứu nhanh chóng. Điều này giúp người giám sát có cái nhìn rõ ràng về số lượng nhân viên mà không cần phụ thuộc vào hồ sơ giấy.

Ngăn xếp công nghệ: Biểu mẫu VueJS và nhập liệu từ thiết bị, xác thực bằng Python, ghi nhận điểm danh bằng SQL.

Các tính năng chính:

Hệ thống tự động ghi nhật ký giờ vào/ra cho toàn bộ nhân viên tại công trường.
Lịch sử truy cập hàng ngày được lưu lại để dễ dàng tham khảo.
Hiển thị số lượng nhân viên hiện đang có mặt tại công trường theo thời gian thực.
Hệ thống lưu trữ kỹ thuật số nhất quán thay thế hoàn toàn việc ghi chép thủ công trên giấy.

Xây dựng lại mô hình dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán của hồ sơ dự án.

Hệ thống cũ lưu trữ chi tiết dự án ở nhiều vị trí khác nhau và thiếu các quy tắc liên kết chặt chẽ, do đó dữ liệu liên quan thường không đồng bộ. Dựa trên đánh giá toàn diện quy trình hoạt động của công ty, chúng tôi đã thiết kế lại toàn bộ cơ sở dữ liệu để phản ánh cách thức công việc thực sự diễn ra – bắt đầu từ khi khởi động dự án, thông qua vật liệu, ghi chú hiện trường và thanh toán, cho đến khi hiển thị trực tiếp. Với cấu trúc này, các thay đổi được đồng bộ hóa trên toàn hệ thống mà không lặp lại những gì đã được nhập, đảm bảo tính chính xác và nhất quán từ đầu đến cuối.

Công nghệ sử dụng:Thiết kế lại lược đồ SQL với các ràng buộc khóa ngoại; ORM Python để đảm bảo hành vi dữ liệu có thể dự đoán được.

Các tính năng chính:

Các hồ sơ dự án, vật liệu và tài chính được liên kết: Mỗi khi một yếu tố thay đổi, các yếu tố còn lại sẽ tự điều chỉnh theo.
Luồng dữ liệu rõ ràng: Được lập bản đồ theo các bước vận hành thực tế, giúp giảm thiểu lỗi hoặc nhầm lẫn chi tiết.
Báo cáo đáng tin cậy: Được xây dựng dựa trên các sự kiện có cấu trúc, rõ ràng và đã được kiểm chứng.

Quản lý lịch trình và tiến độ dự án

Quản lý tiến độ trên nhiều dự án đòi hỏi các công cụ có thể thích ứng với cách thức làm việc thực tế của các đội xây dựng. Hệ thống mới này tích hợp tiến độ dự án, các nhiệm vụ riêng lẻ và kế hoạch của nhà thầu vào một nơi duy nhất, đảm bảo các cập nhật luôn được đồng bộ khi công việc thay đổi tại công trường.

Lịch trình tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc nội bộ

Việc lập kế hoạch trong công ty tuân theo những quy tắc riêng mà các ứng dụng thông thường không thể đáp ứng, vì vậy chúng tôi đã tạo ra một lịch phù hợp với cách các nhóm thực sự lập kế hoạch cùng nhau. Nhân viên có thể đăng tải công việc, điều chỉnh thời hạn hoặc đồng bộ hóa kế hoạch với các cập nhật dự án ngay trong công cụ này. Lịch cũng hỗ trợ quản lý công việc hàng ngày, cho phép người dùng thêm nhiệm vụ của riêng mình, xem lịch trình của đồng nghiệp khi cần và tạo các nhóm chia sẻ để toàn đội cùng nắm được thông tin. Nó linh hoạt điều chỉnh các giới hạn do các phòng ban đặt ra trong khi vẫn quản lý cách thức làm việc riêng của từng nhóm.

Công nghệ sử dụng:Thành phần lịch tùy chỉnh VueJS; công cụ lập lịch Python.

Các tính năng chính:

Phân công nhiệm vụ và lập kế hoạch công việc: Được tích hợp vào quy trình làm việc của dự án.
Đồng bộ hóa tự động: giữa lịch trình và tiến độ dự án.
Quy tắc linh hoạt: phù hợp với lịch trình của công ty.
Lập lịch công việc cá nhân cho từng người dùng.
Tùy chọn xem lịch của đồng nghiệp.
Sử dụng lịch nhóm chung để phối hợp lập kế hoạch cho toàn đội.

Lịch trình tiến độ xây dựng dành cho nhà thầu

Mỗi dự án xây dựng đều có nhiều nhà thầu làm việc theo các tiến độ khác nhau, và công ty cần một cách rõ ràng hơn để theo dõi sự chồng chéo của các tiến độ này. Chúng tôi đã thêm một lịch tiến độ chuyên dụng hiển thị trực tiếp các hoạt động của nhà thầu trên tiến độ dự án, cho thấy công việc đã lên kế hoạch, điều chỉnh và sự chậm trễ trong một giao diện duy nhất. Điều này giúp các giám sát viên theo dõi tiến độ tổng thể trên tất cả các dự án mà họ quản lý và đưa ra các quyết định lập kế hoạch kịp thời khi kế hoạch thay đổi.

Công nghệ sử dụng:Các thành phần dòng thời gian và lịch bằng VueJS; công cụ lập lịch bằng Python; bản ghi tiến độ bằng SQL.

Các tính năng chính:

Sơ đồ tiến độ trực quan thể hiện lịch trình của nhà thầu cho từng dự án.
Tổng quan về tiến độ của nhiều dự án đang triển khai.
Dễ dàng điều chỉnh khi kế hoạch thay đổi tại công trường.
Minh bạch rõ ràng để tránh xung đột về lịch trình giữa các nhà thầu.

Kết quả

Nền tảng mới giúp mọi việc nhanh hơn đồng thời nâng cao độ chính xác trong các công việc hàng ngày. Giờ đây, người lao động chỉ cần sử dụng một thiết lập duy nhất - dữ liệu dễ hiểu hơn, và công việc ngoài hiện trường cũng được hoàn thành nhanh hơn.

Tăng tốc độ cập nhật hiện trường lên đến 70%: Việc chụp ảnh ngay lập tức và sử dụng các mẫu có sẵn giúp giảm thời gian chuẩn bị báo cáo.
Hệ thống tương thích 100% với thiết bị di động: Các nhóm có thể cập nhật nhiệm vụ ngay tại hiện trường thay vì phải lái xe quay lại trung tâm thành phố.
Không cần thao tác thủ công nào với Excel: Tất cả các thao tác báo cáo, cập nhật tồn kho và tải dữ liệu đều diễn ra trên nền tảng, chứ không phải thực hiện thủ công trên các tệp tin.
Dữ liệu được liên kết đầy đủ và nhất quán: Việc thống nhất các mối quan hệ giữa hồ sơ dự án, vật tư và tài chính đã loại bỏ sự không khớp và trùng lặp.
Sẵn sàng cho sự mở rộng trong tương lai: Kiến trúc mới hỗ trợ các mô-đun sắp ra mắt như quản lý nhân sự và theo dõi thiết bị.

Phần kết luận

Hệ thống mới mang đến cho khách hàng một phương pháp đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn để xử lý công việc. Trước đây, mọi thứ đều phụ thuộc vào các tài liệu rải rác, cập nhật viết tay hoặc các ứng dụng riêng lẻ, giờ đây tất cả được tập trung vào một trung tâm duy nhất, phù hợp với cả đội ngũ thi công tại công trường và nhân viên văn phòng. Với sự phát triển trong tương lai, giải pháp này cung cấp nền tảng vững chắc mà họ có thể tin tưởng để tiến về phía trước.

Haposoft có thể giúp gì cho bạn?

Haposoft tạo ra các giải pháp tùy chỉnh trong Phát triển ứng dụng Web, hoặc Phát triển ứng dụng di động dành cho các công ty muốn có những công cụ phù hợp với cách thức hoạt động thực tế của họ. Mục tiêu rất đơn giản – công nghệ hoạt động đáng tin cậy mỗi ngày, chứ không chỉ trông đẹp trên giấy tờ. Thay vì những lời quảng cáo hoa mỹ, chúng tôi tập trung vào những thứ có thể vượt qua những tình huống khó khăn. Ít cường điệu hơn, nhiều kết quả hơn khi cần thiết.

Nếu bạn đang cố gắng tăng cường năng lực kỹ thuật số hoặc đơn giản hóa một số công việc, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn từng bước - bắt đầu từ những cuộc thảo luận ban đầu cho đến việc thiết lập các công cụ mà nhóm của bạn thực sự sử dụng hàng ngày.

Hãy liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào để thảo luận về nhu cầu của bạn.